Κανονισμός Διαδικασίας Ενημέρωσης & Πρόσβασης Μελών στα Έγγραφα του Συνεταιρισμού

Αρ. Απόφασης: 2026/ΜΕΜ-01-02

 

 

ΘΕΜΑ: Κανονισμός Διαδικασίας Ενημέρωσης & Πρόσβασης Μελών στα Έγγραφα του Συνεταιρισμού

 

 

Το Διοικητικό Συμβούλιο του Συνεταιρισμού, κατά τη συνεδρίασή του στις 26/03/2026, αφού έλαβε υπόψη:

1. Τις διατάξεις του Ν. 1667/1986 και του ισχύοντος Καταστατικού του Συνεταιρισμού.
2. Την επιτακτική ανάγκη προστασίας των εμπορικών απορρήτων και των συμβατικών δεσμεύσεων εμπιστευτικότητας του Συνεταιρισμού έναντι τρίτων φορέων (π.χ. Τράπεζες, Μισθωτές).
3. Την ανάγκη διασφάλισης της εύρυθμης λειτουργίας των γραφείων και της αποφυγής παρακώλυσης του διοικητικού έργου λόγω του μεγάλου αριθμού των μελών.
4. Τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR) για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των μελών, των υπαλλήλων και των συνεργατών του Συνεταιρισμού.
5. Τον επιδιωκόμενο σκοπό της διασφάλισης της διαφάνειας και της ενημέρωσης των μελών, εντός ενός πλαισίου που προστατεύει το κύρος, την περιουσία και την ομαλή λειτουργία του νομικού προσώπου.

 

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ ΟΜΟΦΩΝΑ

Τη θέσπιση και άμεση εφαρμογή του “Κανονισμού Διαδικασίας Ενημέρωσης και Πρόσβασης Μελών στα Έγγραφα του Συνεταιρισμού”, ο οποίος ορίζει τους κανόνες λειτουργίας, τις υποχρεώσεις και τα δικαιώματα των μελών, ως ακολούθως:

 

Άρθρο 1: Διαδικασία Υποβολής Αιτήματος

1. Κάθε μέλος που επιθυμεί να λάβει γνώση εγγράφων του Συνεταιρισμού, υποχρεούται να υποβάλει έγγραφη αίτηση στη Γραμματεία.
2. Η αίτηση πρέπει να προσδιορίζει με ακρίβεια τα ζητούμενα έγγραφα και να περιγράφει το ειδικό έννομο συμφέρον του μέλους (δηλαδή τον συγκεκριμένο λόγο για τον οποίο η πρόσβαση στα έγγραφα είναι απαραίτητη για την προστασία των δικαιωμάτων του).

 

Άρθρο 2: Τρόπος Πρόσβασης (Δικαίωμα Επίδειξης)

1. Η ενημέρωση για πρακτικά Δ.Σ., οικονομικά στοιχεία και συμβάσεις με τρίτους (π.χ. ΟΑΣΘ) πραγματοποιείται αποκλειστικά με επίδειξη και ανάγνωση στα γραφεία του Συνεταιρισμού, σε χρόνο που ορίζεται από τη Διοίκηση.
2. Προς διαφύλαξη των εμπορικών απορρήτων και των συμβατικών δεσμεύσεων εμπιστευτικότητας, απαγορεύεται αυστηρά η φωτογράφιση, η βιντεοσκόπηση ή η με οποιοδήποτε τεχνικό μέσο αναπαραγωγή των εγγράφων αυτών.

 

Άρθρο 3: Χορήγηση Αντιγράφων

Φωτοαντίγραφα χορηγούνται μόνο για έγγραφα που αφορούν προσωπικά το μέλος (π.χ. η μερίδα του) ή για έγγραφα που προορίζονται εκ του νόμου για δημόσια χρήση (π.χ. εγκεκριμένοι και δημοσιευμένοι ισολογισμοί).

1. Ο Συνεταιρισμός δικαιούται να αρνηθεί την πρόσβαση ή να χορηγήσει έγγραφα με αποκρυμμένα στοιχεία (redaction), εάν αυτά περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τρίτων προσώπων (π.χ. άλλων συνεταιριστών, υπαλλήλων ή συνεργατών) ή εμπορικές πληροφορίες που η αποκάλυψή τους θα παραβίαζε συμβατικές δεσμεύσεις εμπιστευτικότητας του Συνεταιρισμού.
2. Για την κάλυψη του διοικητικού κόστους αναπαραγωγής, ορίζεται τέλος ύψους 0,20€ ανά σελίδα.

 

Άρθρο 4: Περιορισμός Χρήσης & Εμπιστευτικότητα

1. Τα χορηγούμενα αντίγραφα ή η γνώση που λαμβάνεται μέσω επίδειξης προορίζονται αποκλειστικά για την προσωπική ενημέρωση του μέλους ή τη συγκεκριμένη χρήση που αναφέρεται στην αίτησή του. Απαγορεύεται η με οποιονδήποτε τρόπο δημοσιοποίηση, ανάρτηση σε κοινωνικά δίκτυα ή κοινοποίηση σε τρίτους, καθώς μια τέτοια ενέργεια δύναται να βλάψει τα συμφέροντα του Συνεταιρισμού.
2. Οποιαδήποτε κατάχρηση των πληροφοριών αυτών που βλάπτει τα συμφέροντα του Συνεταιρισμού, γεννά ευθύνη του μέλους έναντι του νομικού προσώπου.

 

Άρθρο 5: Απόρριψη Αιτημάτων

1. Αιτήματα που είναι αόριστα, επαναλαμβανόμενα ή αποσκοπούν προδήλως στην παρακώλυση της λειτουργίας του Συνεταιρισμού, θα απορρίπτονται ως καταχρηστικά.
2. Αιτήματα που παραβιάζουν ρήτρες εμπιστευτικότητας με τρίτους φορείς (π.χ. μισθωτές, τράπεζες, ΟΑΣΘ) θα απορρίπτονται προς διασφάλιση των συμφερόντων του «ΗΡΑΚΛΗ».

 

Άρθρο 6: Διαδικασία Επίδειξης & Υποχρέωση Υπογραφής Πρακτικού

1. Η διαδικασία ενημέρωσης εκκινεί υποχρεωτικά με τη συμπλήρωση και υπογραφή του «Πρακτικού Επίδειξης & Λήψης Γνώσης Εγγράφων» (Παράρτημα Α).
2. Το μέλος οφείλει να θέσει την πρώτη υπογραφή του στο ειδικό πεδίο του Πρακτικού πριν από την ανάγνωση οποιουδήποτε εγγράφου, δηλώνοντας την πλήρη αποδοχή του παρόντος Κανονισμού και τη δέσμευσή του για την τήρηση της εμπιστευτικότητας και τη μη αναπαραγωγή των εγγράφων.
3. Σε περίπτωση άρνησης του μέλους να υπογράψει το Πρακτικό στο ως άνω στάδιο, ο Συνεταιρισμός αδυνατεί να προχωρήσει στην επίδειξη, καθώς δεν διασφαλίζεται η προστασία των εμπορικών απορρήτων και των προσωπικών δεδομένων τρίτων.

 

1. Μετά την ολοκλήρωση της ανάγνωσης, το Πρακτικό συμπληρώνεται με την αναλυτική καταγραφή των εγγράφων που επιδείχθηκαν και υπογράφεται από το μέλος, τους εκπροσώπους της Διοίκησης, καθώς και από τον Νομικό Σύμβουλο του Συνεταιρισμού (εφόσον παρίσταται), προς βεβαίωση της νόμιμης ολοκλήρωσης της διαδικασίας.
2. Σε περίπτωση που το μέλος προσέλθει στα γραφεία αλλά αρνηθεί να συμμορφωθεί με την υποχρέωση υπογραφής του Πρακτικού Επίδειξης (Παράρτημα Α), οι παριστάμενοι εκπροσώποι της Διοίκησης προβαίνουν στη σύνταξη Βεβαίωσης Άρνησης Συμμόρφωσης (Παράρτημα Β). Στη βεβαίωση αυτή καταγράφεται ότι ο Συνεταιρισμός προσέφερε τη δυνατότητα ενημέρωσης, πλην όμως η διαδικασία διακόπηκε με υπαιτιότητα του μέλους λόγω άρνησης αποδοχής των όρων εμπιστευτικότητας και του παρόντος Κανονισμού.

 

Θεσσαλονίκη, 30/03/2026

 

Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΤΟΥ Δ.Σ.	Η ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ
ΧΡΥΣΟΧΟΟΥ ΑΣΤΕΡΙΟΣ	ΣΙΩΚΗ ΘΕΟΔΟΤΑ